Slack: como organizar a comunicação de sua equipe

Quem trabalha em equipe atendendo a vários projetos diferentes já sabe, se a comunicação não for organizada, cedo ou tarde alguém – o cliente ou até um membro da sua própria equipe – dirá que algo foi decidido de uma forma diferente da que você lembra. Encontrar a data em que o e-mail foi enviado, a parte da conversa no skype ou a anotação no caderno podem ser coisas do passado se você adotar o slack como plataforma de comunicação.

Na duo.me usamos o slack há algum tempo e, por isso, vamos listar aqui quais são as vantagens que vemos no uso dessa ferramenta:

Cada projeto é um canal do Slack

Essencial para a organização, o isolamento no slack é perfeito: criamos um canal para cada projeto, assim sabemos exatamente onde uma dúvida ou comentário deve ser colocado. Você ainda pode criar canais para grupos de pessoas com a mesma função, como um canal para os designers e outro para os desenvolvedores e ainda um off-topic para o pessoal comentar os últimos memes da internet. É possível também conversar privada e diretamente com qualquer outro usuário.

Outro recurso interessante é a privacidade dos canais: eles podem ser tanto públicos, isto é, acessíveis a todos da sua equipe, quanto privados, visíveis apenas para os administradores do time e para os membros convidados.

 

Citações: cada usuário uma @

Para projetos com mais de duas pessoas, às vezes é necessário que alguém dê atenção especial para um determinado assunto. Isto é possível usando a @ da pessoa, ou seja, seu identificador único na plataforma. Além disso é possível algumas menções especiais:

Menções especiais: @here, @channel e @everyone

Usando @here você dispara uma notificação para os usuários online e ativos (você pode estar online, mas se declarar ausente). Ao enviar uma mensagem com @channel, você dispara notificações para todos os participantes do canal, não importando o estado atual.

A menção mais geral possível, ao usar @everyone você dispara notificações para todos os membros do seu time. Por este motivo ela só pode ser usada no canal principal, onde todos são participantes.

Cada notificação @channel ou @everyone dispara também um e-mail para o usuário, bem como quando são iniciadas conversas privadas.

Disponibilizando arquivos

Outro ponto positivo é a possibilidade de enviar arquivos para todos os membros de um determinado canal, com um limite de 5GB no plano grátis. O link fica disponível em Shared Files e é facilmente recuperável mesmo depois de muita conversa. Desta forma, mesmo que haja muito debate sobre outro assunto e o arquivo fique muito para trás na conversa, é possível recuperar seu link rapidamente. Além disso é possível fazer comentários sobre o arquivo independentemente da conversa principal, guardando um histórico mais fácil de ser acompanhado.

Pin: marcando mensagens

Alguém falou algo muito importante, que deverá ser consultado depois? Use a opção de marcar a mensagem e ela aparecerá nos dados do canal. Assim será mais fácil recuperar a ata da reunião, o preço final acertado ou ainda o deadline prometido ao cliente.

Online em qualquer lugar

O slack pode ser acessado tanto pelo navegador quanto por aplicativos próprios, tanto para desktops quanto para celulares. Assim a integração da equipe ultrapassa os limites de escolha de sistema operacional e ainda torna possível a comunicação com os recursos que estão sempre em movimento.

Reações, lembretes, edição e exclusão e muito mais

Se você quer apenas expressar que concorda com alguma coisa, é possível reagir com um sinal de OK em uma mensagem, um dos muitos disponíveis na ferramenta, ou ainda criar um emoji personalizado para isso. Se quer ser lembrado de uma mensagem use o “Remind me about this” e escolha o tempo desejado. Você pode ainda editar mensagens já enviadas, que ficam com a marquinha de (edited) ao lado, ou até excluí-las. Os recursos são muitos, inclusive a opção de mensagens personalizadas quando um usuário envia determinada frase ou palavra. Além disso, a ferramenta possui a excelente opção grátis, que limita o histórico em até 10.000 mensagens.

Na duo.me nós testamos e aprovamos o slack. Se decidir usar a ferramenta, se já usa e quer dividir suas impressões, ou ainda se esquecemos de alguma vantagem que não está no artigo, não esqueça de comentar aqui embaixo e compartilhar em suas redes sociais.