Equipe terceirizada: como gerenciar? Confira nossas 9 dicas!

A complexidade das tarefas exigidas hoje no mercado faz com que muitas empresas não tenham como empregar colaboradores para cada função. Diante dessa situação, a melhor solução encontrada é recorrer a uma equipe terceirizada para a realização das atividades.

Porém, como garantir que o produto atenda às necessidades da empresa e, principalmente, impressione o cliente final? Afinal, embora parte do trabalho seja executado por funcionários terceirizados, a reputação que está em jogo é a do contratante. É possível gerenciá-los para conseguir o resultado desejado?

Se você também tem essas dúvidas ao contratar serviços terceirizados, não pode perder este post! Selecionamos 9 dicas infalíveis para avaliar e gerenciar o desempenho desses parceiros e acertar em cheio na contratação.

1. Analise a reputação da equipe terceirizada

Antes da contratação, uma atitude imprescindível é pesquisar o histórico da prestadora de serviços e sua reputação no mercado.

Também é essencial verificar a situação da empresa prestadora junto aos órgãos oficiais e institutos de defesa do consumidor. Solicite certidões negativas de débito e comprovantes de que as obrigações fiscais e financeiras foram cumpridas.

2. Avalie a estrutura e capacidade de atendimento

Observe se a estrutura que a empresa terceirizada dispõe é suficiente para atender à demanda do serviço que você deseja. Busque conhecer mais sobre a capacitação de seu time de profissionais, e os trabalhos realizados por eles.

Referências e indicações de clientes também são importantes para obter informações antes da contratação. Procure saber sobre o atendimento, cumprimento de prazos, suporte em caso de problemas e a postura diante da necessidade de corrigir erros.

3. Observe a organização

Faça uma visita ao local e conheça os processos da empresa prestadora. Verifique a organização, a forma de atendimento e de registro em geral. Fique atento a possíveis dificuldades de comunicação com determinados membros da equipe e prontidão ao responder e-mails e solicitações.

4. Verifique o alinhamento com os objetivos da agência

Embora sejam parte de outra companhia, o trabalho dos funcionários terceirizados levará o nome de sua empresa. Portanto, seja criterioso ao analisar se eles compreenderam os objetivos e estão dispostos a atuar dentro dos parâmetros estabelecidos pelo contratante.

Integração e alinhamento com os objetivos da empresa são fundamentais não só para a produtividade, mas principalmente para a qualidade do serviço prestado ao cliente.

5. Amplie a confiança gradativamente

Se possível, inicie sua parceria com a equipe terceirizada através de projetos menores. À medida em que eles forem demonstrando o nível de profissionalismo que você deseja e apresentando resultados satisfatórios, amplie o volume de trabalho delegado.

6. Defina indicadores de performance

Adjetivos para descrever o resultado esperado podem ter uma interpretação muito subjetiva. O que é bom e satisfatório para seu cliente pode estar muito além do que a equipe terceirizada entende por qualidade.

Por isso, é necessário que os critérios e parâmetros sejam muito bem definidos. Desta forma, a prestadora sabe exatamente quais são as suas expectativas e como atendê-as de forma satisfatória.

7. Estabeleça metas e divida o projeto em etapas

Para não descobrir tarde demais que o serviço não tem a qualidade esperada ou não ficará pronto no prazo determinado, divida o projeto em etapas. Assim, você terá oportunidades periódicas para avaliar a execução a tempo de fazer correções e garantir a entrega no tempo devido.

8. Colabore com a equipe terceirizada

Leve em consideração o papel de sua empresa, seja para fornecer o que o prestador precisa ou para assumir a própria responsabilidade em caso de resultados insatisfatórios. Delegar não é abandonar. Somente você e sua equipe interna realmente dominam a dinâmica de seu trabalho. Por isso, acompanhe todo o processo.

9. Fique atento às exigências legais

Atualmente, a legislação estabelece responsabilidades da empresa contratante sobre as obrigações legais da contratada em caso de terceirização de serviços.

Informe-se sobre essas determinações e peça mensalmente os comprovantes de pagamentos de salários, benefícios, encargos e tributos para evitar problemas com os órgãos oficiais.

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