Gestão de tempo: 5 dicas para melhorar a sua produtividade

Você costuma ter a sensação que seu dia não rende, ou que suas tarefas se acumulam cada vez mais sem resolução? Para muitas pessoas, uma boa gestão de tempo pode parecer impossível. De fato, não há uma fórmula mágica para se aumentar a produtividade: tudo depende da manutenção dos hábitos certos.

Quer saber um pouco mais sobre gestão de tempo e como fazer para se reeducar e ter maior produtividade? Confira nossas dicas a seguir e não perca mais tempo!

1. Tenha um objetivo

Ao falarmos de gestão de tempo, geralmente vem à mente o controle de pequenas tarefas ao longo do dia, de que vamos falar no ponto 2. O objetivo, ao contrário, é uma questão mais ampla e considerada a médio/longo prazo.

Você trabalha em uma empresa e tem uma meta para cumprir? Tente superá-la. Tem um empreendimento próprio? Se desafie a fechar um número maior de negócios ou estabelecer metas mais ambiciosas.

O sentimento de desafio geralmente é um motivador, além de ajudar com o foco na realização de tarefas. Ter um ponto final a atingir também contribui para a ramificação em pequenos objetivos e tarefas para serem realizados ao longo do tempo.

2. Crie metas concretas

Definir uma tarefa ampla para o dia geralmente não é um bom norte para a organização do tempo, como, por exemplo, “elaborar a campanha publicitária X”. Pense em termos mais concretos e específicos: “entrar em contato com o cliente Y”; “redigir o texto Z”; “delegar o design do layout do site para fulano”.

Planejando-se assim, você tem uma noção mais realista do tempo que cada tarefa levará, e pode organizar o conjunto delas ao longo do dia. Isso otimiza o uso de seu tempo e de suas energias. Além disso, visualizar pequenas tarefas sendo gradativamente cumpridas é um estímulo maior, pois dá a sensação de produtividade.

3. Foque em uma tarefa de cada vez

O mito do profissional multifuncional tem caído por terra. Atualmente, tem-se valorizado uma boa organização de tarefas e a realização delas em sequência, com qualidade e atenção.

Realize tarefas simples, que levem dois minutos ou menos, imediatamente. Organize o restante delas conforme sua prioridade e os prazos a serem cumpridos, e respeite essa ordem à risca.

4. Evite distrações

Se você precisa se concentrar em algo, a tentação das redes sociais e do WhatsApp são suas piores inimigas. A menos que esteja esperando uma ligação ou uma mensagem importante de um cliente, dedique o tempo do trabalho para assuntos profissionais.

Portanto, é útil colocar o celular no silencioso e se policiar com maior cuidado para não acessar redes sociais para assuntos pessoais. Nada impede — e é até saudável — que você tire alguns minutos para descansar os pensamentos, após um tempo de foco em determinada tarefa, e se distrair com amenidades.

Mas cuidado: não deixe que isso tome muito de seu tempo e passe o quanto antes para a próxima tarefa, para não perder o foco e manter a produtividade.

5. Organize-se com um aplicativo

Empresas de grande porte costumam utilizar sistemas de gestão internos, definindo objetivos e controlando a realização de tarefas. No entanto, você não precisa trabalhar em uma empresa de grande porte para otimizar a sua gestão e a gestão de sua equipe.

Aplicativos de organização como o Trello, por exemplo, permitem que você anote todas as tarefas que tem para fazer, crie projetos e interaja com outros usuários. Isso é excepcionalmente útil para projetos em equipe, já que todos podem ver o que está sendo realizado e, ao mesmo tempo, a delegação de tarefas é feita de modo simples.

Não é fã de ferramentas tecnológicas? Uma agenda e alguns post-its estrategicamente posicionados em seu local de trabalho podem te ajudar a manter o foco e não se esquecer de tarefas.

Portanto, uma boa gestão de tempo depende da incorporação de novos hábitos e de uma organização cuidadosa de tarefas. Estabelecer objetivos e pequenas tarefas, além de cuidar de manter o foco, são meios indispensáveis para se aumentar a produtividade de modo considerável.

Agora que você sabe como otimizar seu tempo e sua organização, aprofunde-se mais no assunto e confira nosso post sobre as principais ferramentas para gerentes de projetos!